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domingo, 14 de diciembre de 2008

POWERPOINT



Inicialmente PowerPoint presenta tres alternativas.
A) El asistente para autocontenidos que permite realizar rápidamente ciertas presentaciones
B) La plantilla de diseño que nos facilita varias opciones con la estructura y el fondo de la transparencia
C) Y Presentación en blanco





Nosotros seleccionamos primero presentación en blanco para realizar una desde el principio.
Y dentro de Las opciones de Presentación en blanco podemos elegir varios tipos que ya tienen el espacio marcado para el título y fijada la estructura para el texto. Nosotros para empezar por el principio del principio y desde cero seleccionamos "En Blanco" y pulsamos aceptar




Nos aparece la página o transparencia en blanco sobre la que vamos escribir.


LAS VISTAS

PowerPoint presenta tiene varias opciones para mostrarnos en la pantalla elprograma y lastransparencias.
Las distintas vistas se seleccionan con la opción "Ver" que se encuentra en labarra superior. Para comenzar nos situamos en la vista Normal (seguramente es la que seencuentra pulsada y no necesitamos pulsarla


En esta vista tenemos a la derecha la diapositiva y a la izquierda un esquema de las distintas diapositivas y lo que hemos añadido a las mismas
Tenemos también accesibles las órdenes que seleccionan las vistas en unabarra que se encuentra en la esquina inferior izquierda

Normalmente utilizamos un conjunto de diapositivas para una presentación.Para ver fácilmente el conjunto de diapositivas que hemos creado para unapresentación pulsamos "Ver" y "Clasificador de diapositivas"
El mismo botón se encuentra en la barra que se encuentra en la esquinainferior izquierda de la pantalla.

METODOS ABREVIADOS EN WORD

RETROCESO
Eliminar un carácter hacia la izquierda
CTRL+RETROCESO
Eliminar una palabra hacia la izquierda
SUPRIMIR
Eliminar un carácter hacia la derecha
CTRL+SUPR
Eliminar una palabra hacia la derecha
CTRL+X
Cortar texto seleccionado y copiarlo al Portapapeles
CTRL+Z
Deshacer la última acción
CTRL+F3
Cortar a Especial
CTRL+C
Copiar texto o gráficos
CTRL+C, CTRL+C
Mostrar el Portapapeles
F2 (después, mueva el punto de inserción y presione ENTRAR)
Mover texto o gráficos
ALT+F3
Crear autotexto
CTRL+V
Pegar el contenido del Portapapeles
CTRL+MAYÚS+F3
Pegar el contenido de Especial
ALT+MAYÚS+N
Copiar el encabezado o pie de página que se utilizó en la sección anterior del documento
CTRL+F9
Un campo
ENTRAR (tras escribir los primeros caracteres del elemento de Autotexto y cuando aparece la sugerencia)
Un elemento de autotexto
MAYÚS+ENTRAR
Un salto de línea
CTRL+ENTRAR
Un salto de página
CTRL+MAYÚS+ ENTRAR
Un salto de columna
CTRL+GUIÓN
Un guión opcional
CTRL+MAYÚS+GUIÓN
Un guión de no separación
CTRL+MAYÚS+ BARRA ESPACIADORA
Un espacio de no separación
CTRL+ALT+C
El símbolo de copyright
ALT+ CTRL+R
El símbolo de marca registrada
ALT+CTRL+ T
El símbolo de marca comercial
CTRL+ALT+ punto
Puntos suspensivos
MAYÚS+FLECHA DERECHA
Un carácter a la derecha
MAYÚS+FLECHA IZQUIERDA
Un carácter hacia la izquierda
CTRL+MAYÚS+ FLECHA DERECHA
Hasta el final de una palabra
CTRL+MAYÚS+ FLECHA IZQUIERDA
Hasta el inicio de una palabra
MAYÚS+FIN
Hasta el final de una línea
MAYÚS+INICIO
Al principio de una línea
MAYÚS+FLECHA ABAJO
Una línea hacia abajo
MAYÚS+FLECHA ARRIBA
Una línea hacia arriba
CTRL+MAYÚS+FLECHA ABAJO
Hasta el final de un párrafo
CTRL+MAYÚS+FLECHA ARRIBA
Hasta el principio de un párrafo
MAYÚS+AV PÁG
Una pantalla abajo
MAYÚS+RE PÁG
Una pantalla arriba
CTRL+MAYÚS+INICIO
Al principio de un documento
CTRL+MAYÚS+FIN
Al final de un documento
ALT+CTRL+MAYÚS+AV PÁG
Hasta el final de una ventana
CTRL+E
Hasta incluir el documento entero
CTRL+MAYÚS+F8 y después utilice las teclas de dirección; presione ESC para cancelar el modo de selección
Hasta un bloque vertical de texto
F8+teclas de dirección; presione ESC para cancelar el modo de selección
Hasta una posición específica en un documento
F8
Activar el modo extendido
F8 y después presione FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA
Seleccionar el carácter más cercano
F8 (presione la tecla una vez para seleccionar una palabra, dos veces para seleccionar una oración y así sucesivamente)
Aumentar el tamaño de una selección
MAYÚS+F8
Reducir el tamaño de una selección
ESC
Desactivar el modo extendido
FLECHA IZQUIERDA
Un carácter hacia la izquierda
FLECHA DERECHA
Un carácter a la derecha
CTRL+FLECHA IZQUIERDA
Una palabra hacia la izquierda
CTRL+FLECHA DERECHA
Una palabra hacia la derecha
CTRL+FLECHA ARRIBA
Un párrafo hacia arriba
CTRL+FLECHA ABAJO
Un párrafo hacia abajo
MAYÚS+TAB
Una celda a la izquierda (en una tabla)
TAB
Una celda a la derecha (en una tabla)
FLECHA ARRIBA
Una línea hacia arriba
FLECHA ABAJO
Una línea hacia abajo
FIN
Hasta el final de una línea
INICIO
Al principio de una línea
CTRL+ ALT+RE PÁG
A la principio de la ventana
CTRL+ALT+AV PÁG
Al final de la ventana
RE PÁG
A la pantalla anterior (desplazamiento)
AV PÁG
A la pantalla siguiente (desplazamiento)
CTRL+AV PÁG
Al principio de la página siguiente
CTRL+RE PÁG
Al principio de la página anterior
CTRL+FIN
Al final de un documento
CTRL+INICIO
Al principio de un documento
MAYÚS+F5
A una revisión anterior
MAYÚS+F5
A la posición en que se encontraba el punto de inserción la última vez que se cerró el documento
F1
Obtener Ayuda en pantalla del Ayudante de Office
F2
Mover texto o gráficos
F3
Insertar un elemento de Autotexto (después de que Word muestre el elemento)
F4
Repetir la última acción
F5
Elegir el comando Ir a (menú Edición)
F6
Ir al panel o marco siguiente
F7
Elegir el comando Ortografía (menú Herramientas)
F8
Extender una selección
F9
Actualizar los campos seleccionados
F10
Activar la barra de menús
F11
Ir al campo siguiente
F12
Elegir el comando Guardar como (menú Archivo)
MAYÚS+F1
Iniciar la ayuda sensible al contexto o mostrar el formato
MAYÚS+F2
Copiar texto
MAYÚS+F3
Cambiar mayúsculas o minúsculas
MAYÚS+F4
Repetir una acción de Buscar o de Ir a
MAYÚS+F5
Ir a una revisión anterior
MAYÚS+F6
Ir al panel o marco anterior
MAYÚS+F7
Elegir el comando Sinónimos (menú Herramientas, submenú Idioma)
MAYÚS+F8
Reducir una selección
MAYÚS+F9
Pasar de un código de campo a su resultado
MAYÚS+F10
Mostrar un menú contextual
MAYÚS+F11
Ir al campo anterior
MAYÚS+F12
Elegir el comando Guardar (menú Archivo)
CTRL+F2
Elegir el comando Vista preliminar (menú Archivo
CTRL+F3
Cortar a Especial
CTRL+F4
Cerrar la ventana
CTRL+F5
Restablecer el tamaño de la ventana del documento
CTRL+F6
Ir a la siguiente ventana
CTRL+F7
Elegir el comando Mover (menú Control)
CTRL+F8
Elegir el comando Tamaño (menú Control del documento)
CTRL+F9
Insertar un campo vacío
CTRL+F10
Maximizar la ventana del documento
CTRL+F11
Bloquear un campo
CTRL+F12
Elegir el comando Abrir (menú Archivo)
CTRL+MAYÚS+F3
Inserte el contenido de Especial
CTRL+MAYÚS+F5
Modificar un marcador
CTRL+MAYÚS+F6
Ir a la ventana anterior
CTRL+MAYÚS+F7
Actualizar la información vinculada en un documento origen de Word
CTRL+MAYÚS+F8
Extender una selección o un bloque (utilizar después una tecla de dirección)
CTRL+MAYÚS+F9
Desvincular un campo
CTRL+MAYÚS+F10
Activar la regla
CTRL+MAYÚS+F11
Desbloquear un campo
CTRL+MAYÚS+F12
Elegir el comando Imprimir (menú Archivo)
ALT+F1
Ir al campo siguiente
ALT+F3
Crear un elemento de Autotexto
ALT+F4
Salir de Word
ALT+F5
Restablecer el tamaño de la ventana del programa
ALT+F7
Buscar el siguiente error de ortografía o gramatical. La casilla de verificación Revisar ortografía mientras escribe debe estar activada (menú Herramientas, cuadro de diálogo Opciones, ficha Ortografía y gramática).
ALT+F8
Ejecutar una macro
ALT+F9
Pasar de todos los códigos de campo a sus resultados
ALT+F10
Maximizar la ventana del programa
ALT+F11
Mostrar el código de Microsoft Visual Basic
ALT+MAYÚS+F1
Ir al campo anterior
ALT+MAYÚS+F2
Elegir el comando Guardar(menú Archivo)
ALT+MAYÚS+F9
Ejecutar GOTOBUTTON o MACROBUTTON desde el campo que muestra los resultados de campo
ALT+MAYÚS+F11
Mostrar el código de Microsoft Visual Studio
CTRL+ALT+F1
Mostrar la Información del sistema de Microsoft
CTRL+ALT+F2
Comando Abrir (menú Archivo)
CTRL+MAYÚS+ BARRA ESPACIADORA
Crear un espacio de no separación
CTRL+GUIÓN
Crear un guión de no separación
CTRL+N
Aplicar negrita a las letras
CTRL+K
Aplicar cursiva a las letras
CTRL+S
Aplicar subrayado a las letras
CTRL+MAYÚS+<
Disminuir el tamaño de fuente
CTRL+MAYÚS+>
Aumentar el tamaño de fuente
CTRL+W
Eliminar el formato de párrafo
CTRL+BARRA ESPACIADORA
Eliminar el formato de caracteres
CTRL+C
Copiar el texto u objeto seleccionado
CTRL+X
Cortar el texto u objeto seleccionado
CTRL+V
Pegar texto o un objeto
CTRL+Z
Deshacer la última acción
CTRL+Y
Rehacer la última acción
CTRL+M
Cambiar el formato de los caracteres (comando Fuente, menú Formato).
MAYÚS+F3
Cambiar mayúsculas o minúsculas
CTRL+MAYÚS+U
Cambiar las letras a mayúsculas
CTRL+N
Aplicar el formato de negrita
CTRL+S
Aplicar un subrayado
CTRL+MAYÚS+P
Subrayar palabras pero no espacios
CTRL+MAYÚS+D
Aplicar doble subrayado
CTRL+MAYÚS+O
Aplicar formato de texto oculto
CTRL+K
Aplicar el formato de cursiva
CTRL+MAYÚS+L
Cambiar las letras a versalitas
CTRL+SIGNO IGUAL
Aplicar el formato de subíndice (espaciado automático)
CTRL+SIGNO MÁS
Aplicar el formato de superíndice (espaciado automático)
CTRL+BARRA ESPACIADORA
Eliminar manualmente el formato de caracteres
CTRL+MAYÚS+Q
Cambiar la selección a la fuente Symbol
CTRL+"("
Mostrar caracteres no imprimibles
MAYÚS+F1 (después, haga clic en el texto cuyo formato desee revisar)
Revisar el formato del texto
CTRL+MAYÚS+C
Copiar formatos
CTRL+MAYÚS+V
Pegar formatos
CTRL+1
Líneas de espaciado simple
CTRL+2
Líneas de espaciado doble
CTRL+5
Definir un espaciado de 1,5 líneas
CTRL+0 (cero)
Agregar o suprimir un espacio de una línea antes de un párrafo
CTRL+T
Centrar un párrafo
CTRL+J
Justificar un párrafo
CTRL+Q
Alinear un párrafo a la izquierda
CTRL+D
Alinear un párrafo a la derecha
CTRL+H
Sangrar un párrafo a la izquierda
CTRL+MAYÚS+R
Quitar la sangría a la izquierda de un párrafo
CTRL+F
Crear una sangría francesa
CTRL+MAYÚS+G
Reducir una sangría francesa
CTRL+W
Eliminar el formato de párrafo
CTRL+MAYÚS+E
Aplicar un estilo
CTRL+O
Iniciar Autoformato
CTRL+MAYÚS+A
Aplicar el estilo Normal
CTRL+!
Aplicar el estilo de Título 1
CTRL+"
Aplicar el estilo de Título 2
CTRL+MAYÚS+3
Aplicar el estilo de Título 3
CTRL+MAYÚS+I
Aplicar el estilo de Lista con viñetas
CTRL+U
Crear un nuevo documento del mismo tipo que el documento actual o más reciente
CTRL+A
Abrir un documento
CTRL+R
Cerrar un documento
ALT+CTRL+V
Dividir la ventana de documento
ALT+MAYÚS+C
Quitar la división de la ventana de documento
CTRL+G
Guardar un documento
CTRL+B
Buscar texto, formato y elementos especiales
ALT+CTRL+Y
Repetir la búsqueda (después de cerrar la ventana Buscar y reemplazar)
CTRL+L
Reemplazar texto, formato específico y elementos especiales
CTRL+I
Ir a un marcador de una página, nota al pie, tabla, comentario, gráfico u otra posición
ALT+CTRL+Z
Volver a una página, marcador, nota al pie, tabla, comentario, gráfico u otra posición
ALT+CTRL+INICIO
Examinar un documento
ESC
Cancelar una acción
CTRL+Z
Deshacer una acción
CTRL+Y
Rehacer o repetir una acción
ALT+CTRL+D
Pasar a la vista Diseño de impresión
ALT+CTRL+E
Pasar a la vista Esquema
ALT+CTRL+N
Pasar a la vista Normal
ALT+CTRL+MAYÚS+º
Desplazarse por un documento maestro y sus subdocumentos
ALT+MAYÚS+
ALT+MAYÚS+B
Marcar un elemento de tabla de contenido
ALT+MAYÚS+I
Marcar un elemento de tabla de autoridades
ALT+MAYÚS+E
Marcar una entrada de índice
ALT+CTRL+O
Insertar una nota al pie
ALT+CTRL+D
Insertar una nota al final
ALT+CTRL+ A
Insertar un comentario
CTRL+MAYÚS+E
Activar o desactivar el control de cambios
INICIO
Ir al principio de un comentario
FIN
Ir al final de un comentario
CTRL+INICIO
Ir al principio de la lista de comentarios
CTRL+FIN
Ir al final de la lista de comentarios

TIPS EN WORD


WORD 2000

GESTION DE ARCHIVOS

Abrir sin documento. Si no quiere que al abrir Word aparezca un documento nuevo en pantalla haga lo siguiente:

1.- Clic derecho en el Escritorio de Windows.

2.- Elija la opción Nuevo/Acceso directo en el menú contextual.

3.- En el cuadro de diálogo pulse el botón Examinar y siga la ruta de acceso del ejecutable de Word (Winword.exe) para que quede escrito en la caja Línea de comandos. En una instalación típica esta ruta es "C:\Archivos de programas\Microsoft Office\Office\Winword.exe" (así, con comillas). En la misma caja, detrás de todo este path, tipee /n.

4.- Presione Siguiente.

5.- Introduzca un nombre para el acceso directo y finalice
TODOS LOS DOCUMENTOS JUNTOS
Todos juntos. Una de las características de Office 2000 es que utiliza una ventana para cada documento abierto. ¿Cómo hacer para cerrarlas todas en una sola operación? Fácil:
Mantenga presionada la tecla Mayúsculas (Shift) mientras con el mouse corre el comando Archivo. En el menú descolgable aparece entonces la orden Cerrar todo en reemplazo de la habitual Cerrar. Haga un clic sobre ella y sólo quedará la ventana de Word sin documentos activos.
EXTENSION DE ARCHIVOS
En lugar de .doc sus documentos pueden tener otra extensión La solución es guardar el archivo y la extensión deseada entre comillas. Por ejemplo, genere un archivo y corra la instrucción Archivo/Guardar como. Luego, en la caja Nombre de archivo escriba "Prueba1.yo". Además, el archivo no tendrá el icono de un documento de Word.
EDICION Y FORMATO
En algunos textos es difícil tener juntas dos palabras. Esto es característico al finalizar una línea, ya que Word automáticamente continúa en la siguiente. Por ejemplo, en nuestro texto deseamos que las fechas siempre queden en la misma línea sin verse afectadas por los citados saltos. Si debemos escribir 19 de enero y que estas tres palabras siempre queden encadenadas proceda a separar cada una de ellas con un espacio especial que se obtiene con el atajo de teclado Ctrl+Mayúsculas+Barra espaciadora. Si visualiza los caracteres no imprimibles en la pantalla, el texto debe quedar así: 19ºdeºenero.
COLUMNAS IGUALES
En las páginas divididas en columnas es muy común que en la última el texto no alcance a completarla, quedando despareja respecto de las anteriores. Para distribuir el texto entre todas las columnas y, de paso, que éstas queden simétricas en su altura, ejecute los siguientes pasos: 1º) Ubique el cursor en el final de la última columna.
2º) Corra la instrucción Insertar/Salto.
3º) En el cuadro de diálogo abierto marque la casilla de verificación Continuo del subtítulo Tipos de saltos de sección. Esto ajustará automáticamente el tamaño de todas las columnas de la página.
REEMPLAZO RAPIDO
Autocorrección no sólo sirve para reemplazar palabras mal escritas. También es una buena solución para evitar el tipeo de palabras complicadas o extensas. Un ejemplo: suponga que tiene que escribir un estudio con la palabra desoxirribonucleico en muchas oportunidades. Esto es engorroso; más fácil es escribir deso. Por lo tanto, ejecute el comando Herramientas/Autocorrección, asegúrese que esté marcada la casilla de verificación Reemplazar texto mientras escribe y tipee en el cuadro Reemplazar la palabra deso y en la caja Con desoxirribonucleico. Pulse Agregar y finalice con Aceptar.
FORMATO
Para saber rápidamente qué formato de fuente y párrafo tiene un fragmento de texto seleccionado
1.- pulse Mayúsculas+F1.
2.-Luego, pose el puntero con signo de pregunta sobre la selección y haga clic: se despliega un cuadro de diálogo con toda la información. Para desactivar esta función pulse Esc.

COPIAR FORMATO
Para copiar un formato existente en un fragmento de texto sobre otro, el método más sencillo es utilizar el botón Copiar formato de la barra Estándar. Pero, una vez hecho el pegado, el comando se autodesactiva. Para bloquearlo haga doble clic en vez de un solo clic. Luego, deberá pulsar Esc para desactivarlo.
PORTAPAPELES DE OFFICE
Office 2000 tiene un Portapapeles con capacidad para almacenar 12 cortes. Para traerlo con facilidad al primer plano de la pantalla mantenga presionada Ctrl y pulse C dos veces seguidas. Para copiar en él, seleccione el objeto por guardar (un segmento de texto, una imagen, etcétera) y pulse el botón Copiar del diálogo Portapapeles. Para pegar desde éste, coloque el cursor en la posición del documento donde debe incluirse el objeto y luego haga un clic en el contenedor correspondiente. Si no recuerda cuál es, ubique el cursor arriba y se obtiene un fragmento del texto almacenado.

PEGAR TEXTO SIN FORMATO EN WORD

PEGAR TEXTO SIN FORMATO EN WORD






Pegar en un documento de Word, texto de una página web o de otro documento, es muy fastidioso si el material original incluye elementos pesados, especialmente imágenes (y si éstas residen en algún lugar de Internet, peor). Incluso si se necesitara las imágenes en el nuevo documento, resulta más rápido pegar el texto sin formato, descargar las imágenes a una carpeta y luego agregarlas manualmente.
El procedimiento más expedito para pegar texto sin formato es este:
1.-Se selecciona el material en el documento original (o en la página web), usando para ello el ratón o la combinación de teclas Ctrl+A.
2.-Se copia a la memoria usando la combinación de teclas Ctrl+C.
Ya en el documento de destino, se abre el cuadro de diálogo “Pegado especial” (en Word 2003 se hace mediante el menú Edición Pegado especial; en Word 2007, con la combinación de teclas Ctrl+Alt+G).
3.-Se hace doble clic en la opción “Texto sin formato”. Como resultado, se obtiene sólo el texto de lo que se había copiado previamente a la memoria. Las imágenes quedan descartadas, aunque si el material original era una página web quizás aparezca un texto descriptivo en lugar de cada imagen. Las tablas quedan convertidas en párrafos comunes, con sus elementos separados por tabuladores o espacios, según el caso.




Pero cuando necesitamos pegar mucha información, lo que debemos hacer es lo siguiente:



1.-Abrir la herramienta de creación de macros. En Word 2003 se hace mediante el menú Herramientas Macro Macros. En Word 2007, mediante la combinación de teclas Alt+F8.

2.-Se asigna un nombre a la macro que se creará, obviamente en el campo “Nombre de macro” que se ve en la parte superior. Yo me puse creativo y la llamé “SinFormato”.
3.-En el campo “Macros en” se escoge la plantilla global, llamada Normal.dot en Word 2003 y Normal.dotm en Word 2007.
4.-Clic en el botón “Crear”. Se abrirá el editor VisualBasic de Word.
5.-Poner el cursor al comienzo de la línea inmediatamente anterior a la que dice “EndSub” y escribir esto: Selection.Collapse Direction:=wdCollapseStart Selection.Range.PasteSpecial DataType:=wdPasteText
Cerrar el editor VisualBasic




Ahora es necesario que esa macro sea accesible, porque abrir la herramienta de creación de macros cada vez que se vaya a pegar algo sin formato, es casi igual de incómodo que el procedimiento original. Se puede hacer creando un botón para la macro (así se hace en Word 2003, así en Word 2007), pero creo que más sencillo es asignarle una combinación de teclas. Yo he decidido usar Ctrl+May+V. Aquí los pasos:


1.-En Word 2003, ir al menú Herramientas Personalizar Comandos. Se selecciona Normal.dot en el menú “Guardar en”, ubicado en la parte inferior del cuadro de diálogo, y se escoge el botón “Teclado”. En Word 2007, se abre el botón Office (borde superior izquierdo) y se escoge “Opciones de Word”. Luego, se abre la pestaña “Personalizar”. En la parte inferior del cuadro de diálogo se hace clic en el botón también llamado “Personalizar”.
2.-Tanto si se usa Word 2003 como Word 2007, a continuación se escoge “Macros” en la lista “Categorías”.
3.-En la casilla de la derecha aparecerá nuestra macro recién nacida. Si es la única macro que hemos creado, aparecerá seleccionada; en caso contrario hay que localizarla y seleccionarla con el ratón.
4.-Verificar que aparezca Normal.dot o Normal.dotm en la casilla “Guardar cambios en”, en la parte inferior.
5.-Hacer un clic sobre la casilla “Nueva tecla de método abreviado” y presionar la combinación de teclas. En mi caso, presioné Ctrl+May+V y el programa me informó que esa combinación está asignada a otra función. Como no uso esa función, simplemente hice clic en el botón “Asignar”.

De ahora en adelante es mejor, usar Ctrl+May+V en lugar de la tradicional Ctrl+V.



miércoles, 10 de diciembre de 2008

INSERTAR FILAS, CELDAS Y COLUMNAS EN EXCEL

Pueden insertarse celdas, filas y columnas vacías e introducir datos en las mismas. Si se mueven y se copian celdas, pueden insertarse entre las celdas actuales para evitar que se peguen encima de los datos.
Para insertar celdas vacías seleccione el rango de las celdas existentes en el que desea insertar las nuevas celdas vacías. Seleccione el mismo número de celdas que desea insertar. En el menú Insertar, haga clic en Celdas. Haga clic en Desplazar las celdas hacia la derecha o Desplazar las celdas hacia abajo.
Para insertar una única fila, haga clic en una celda de la fila situada inmediatamente debajo de la posición en la que desea insertar la nueva fila. Por ejemplo, para insertar una nueva fila por encima de la Fila 5, haga clic en la Fila 5. Para insertar varias filas, seleccione las filas situadas inmediatamente debajo de la posición en que desea insertar las nuevas. Seleccione el mismo número de filas que desea insertar. En el menú Insertar, haga clic en Filas
Para insertar una única columna, haga clic en la columna situada inmediatamente a la derecha de la posición en que desea insertar la nueva. Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la izquierda de la Columna B, haga clic en una celda de la columna B.
Para insertar varias columnas, seleccione las columnas situadas inmediatamente a la derecha de la posición en que desea insertar las nuevas columnas. Seleccione el mismo número de columnas que desea insertar. En el menú Insertar, haga clic en Columnas.

Introducción de datos

Una hoja de calculo es el documento principal que se utiliza para el almacenamiento y manipulación de datos. Cada una es una cuadricula rectangular conformada por filas y columnas. La intersección entre cada columna y cada fila es una celda, que es la unidad básica de la hoja de calculo en la cual se almacenan los datos. Si desea crear una hoja de calculo nueva haga clic en la opción Nuevo del menú Archivo o presione el botón Nuevo en la barra de herramientas estándar. Para grabar los cambios haga clic en la opción Guardar del menú Archivo o presione el botón Guardar en la barra de herramientas estándar
Para introducir datos en una celda, haga clic en la celda en la que desee introducir los datos. Escriba los datos y presione INTRO o TAB. Utilice una barra o un guión para separar las partes de la fecha; escriba, por ejemplo 9/5/96 o Jun-96. Para introducir una hora según el horario de 12 horas, escriba un espacio y, a continuación, a o p detrás de la hora, como por ejemplo, 9:00 p. De lo contrario, Microsoft Excel introducirá la hora como a.m.
Para introducir formulas, haga clic en la celda en que desee introducir la fórmula. Escriba un signo igual (=). Si hace clic en Modificar fórmula o Pegar función, Microsoft Excel insertará un signo igual. Introduzca la fórmula. Presione ENTRAR.


Vistas de diseño

Son las diferentes formas en que podemos visualizar en el área de trabajo, el documento que estamos editando, estas son:





Normal muestra el formato del texto y una presentación simplificada del diseño de página. La vista Normal resulta práctica para la mayoría de las tareas de aplicar y modificar formatos. Para pasar a la vista Normal, haga clic en Normal en el menú Ver. Como la que se muestra a continuación.



Vista previa de salto de página pasa la hoja de cálculo activa a vista previa de salto de página, que es una vista de modificación que muestra la hoja de cálculo tal y como se va a imprimir. En esta vista, pueden moverse los saltos de página arrastrándolos a la izquierda, a la derecha o hacia abajo. Microsoft Excel cambia automáticamente la escala de la hoja de cálculo para ajustar las columnas y las filas a la página.

Resumen


EXcel 2000 es una hoja de cálculo bajo ambiente Windows que permite trabajar con tablas de datos, gráficos, bases de datos, macros, y otras aplicaciones avanzadas para expertos de Excel, con las cuales se pueden realizar trabajos en el área administrativa, de Ingeniería, análisis de líneas de producción, etc. , aprovechando todas las ventajas que le ofrece al usuario manejar paquetes bajo ambiente Windows, como son la amigabilidad del editor de trabajos, las ayudas que ofrece Excel, la utilización teclas rápidas o combinadas para la ejecución de acciones y/o comandos del paquete, el uso del ratón para mayor movilización dentro del área del editor de Excel

FORMULAS DE EXCEL

En Excel puede crearse una amplia diversidad de fórmulas, desde fórmulas que ejecuten una simple operación aritmética hasta fórmulas que analicen un modelo complejo de fórmulas. Una fórmula puede contener funciones, que son fórmulas predefinidas que ejecutan operaciones simples o complejas. Para ejecutar simultáneamente varias operaciones y que se genere uno o varios resultados, utilice una fórmula matricial.

Sintaxis

La sintaxis de una fórmula es la estructura o el orden de los elementos de una fórmula. Las fórmulas en Excel siguen una sintaxis específica que incluye un signo igual (=) seguido de los elementos que van a calcularse (los operandos) y los operadores del cálculo. Cada operando puede ser un valor que no cambie (un valor constante), una referencia de celda o de rango, un rótulo, un nombre o una función de la hoja de cálculo.
Como valor predeterminado, Microsoft Excel calcula una fórmula de izquierda a derecha, comenzando por el signo igual (=). Puede controlar el orden en que se ejecutará el cálculo cambiando la sintaxis de la fórmula. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Microsoft Excel calcula la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 (resultando 6) y, a continuación, suma 5.
=5+2*3
Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, pueden sumarse en primer lugar 5 y 2 y, a continuación, multiplicarse el resultado por 3, resultando 21.
=(5+2)*3

Orden de Ejecución

Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la tabla que se muestra a continuación. Si una fórmula contiene operadores con el mismo precedente (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división) Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha. Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar.
Operador Descripción
: (dos puntos), (coma) (un espacio) Operadores de referencia
– Negación (como en –1)
% Porcentaje
^ Exponente
* y / Multiplicación y división
+ y – Suma y resta
& Conecta dos cadenas de texto (concatenación)
= < > <= >= <> Comparación

Referencias de celda

Una fórmula puede hacer referencia a una celda. Si desea que una celda contenga el mismo valor que otra, introduzca un signo igual seguido de la referencia a la celda. La celda que contiene la fórmula se denomina celda dependiente ya que su valor depende del valor en la otra celda. Siempre que se cambie la celda a la que hace referencia la fórmula, cambiará también la celda que contiene la fórmula. La siguiente fórmula multiplica el valor en la celda B15 por 5. Cada vez que se cambie el valor en la celda B15 se volverá a calcular la fórmula.
=B15*5
Las fórmulas pueden hacer referencia a celdas, o rangos de celdas, o a nombres o rótulos que representan a las celdas o rangos.

Funciones

Excel contiene muchas fórmulas predefinidas o integradas, denominadas funciones. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. La función más común en las hojas de cálculo es la función SUMA, que se utiliza para sumar rangos de celdas. Aunque puede crearse una fórmula para calcular el valor total de unas pocas celdas que contengan valores, la función de la hoja de cálculo SUMA calcula varios rangos de celdas.
Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones. La sintaxis de una función comienza por el nombre de la función, seguido de un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre. Si la función inicia una fórmula, escriba un signo igual (=) delante del nombre de la función. A medida que se cree una fórmula que contenga una función, la paleta de fórmulas facilitará ayuda.

Para introducir una fórmula que contenga una función, haga clic en la celda en que desee introducir la fórmula. Para iniciar la fórmula con la función, haga clic en Modificar fórmula en la barra de fórmulas. Haga clic en la flecha hacia abajo que aparece junto al cuadro Funciones. Haga clic en la función que desee agregar a la fórmula. Si la función no aparece en la lista, haga clic en Más funciones para obtener una lista de las funciones adicionales. Introduzca los argumentos. Una vez completa la fórmula, presione ENTRAR.

martes, 9 de diciembre de 2008

BARRA DE HERRAMIENTAS EXCEL







Barra de herramientas estandar




La barra de Herramientas Estándar, permite llevar a cabo algunos de los comandos que existen en la barra de menú, pero solamente con un solo clic en uno de los iconos. Para mostrarla u ocultarla, haga clic en el menú Ver, luego ubique la opción Barra de herramientas y haga clic sobre la opción Estándar. Esta compuesta por los siguientes botones:










Botón Función




Nuevo: Este botón permite la creación de un nuevo documento de Excel. Haga clic sobre él y de inmediato se creara un nuevo documento en blanco.




Abrir: Para recuperar un documento que ha sido guardado previamente, haga clic sobre este botón y ubique la posición del documento que quiere recuperar.




Guardar: Proporciona un nombre a un documento nuevo y posteriormente lo graba en la ubicación que usted especifique. Si el documento ya había sido grabado previamente, entonces graba los cambios realizados al documento.




Imprimir: Envía el documento activo a la impresora con las configuraciones realizadas en la opción Imprimir del menú Archivo.




Vista Preliminar: Muestra el documento tal cual como saldrá impreso. Haga clic para activar la Vista Preliminar, para terminar presione el Botón Cerrar.




Ortografía y Gramática: Revisa los errores ortográficos y gramaticales del documento activo.




Cortar: Permite realizar la acción de cortado en un elemento seleccionado. La misma función del comando Cortar del menú Edición.




Copiar: Permite realizar la acción de copiado en un elemento seleccionado. La misma función del comando Copiar del menú Edición.




Pegar: Permite realizar la acción de Pegado en un elemento seleccionado. La misma función del comando Pegar del menú Edición.




Copiar Formato: Copia el formato de un objeto o texto seleccionados y lo aplica al objeto u hoja en el que haga clic. Para copiar el formato a más de un elemento, haga doble clic y luego haga clic en todos los elementos a los que desee dar formato.




Deshacer: Invierte el último comando o elimina la última entrada que haya escrito. Para invertir varias acciones al mismo tiempo, haga clic en la flecha ubicada al lado y a continuación, haga clic en las acciones que desee deshacer.




Rehacer: Invierte la acción del comando Deshacer. Para rehacer varias acciones al mismo tiempo, haga clic en la flecha ubicada al lado y a continuación haga clic en las acciones que desee rehacer.




Insertar hipervínculo: Inserta o modifica el hipervínculo que se especifique.




Autosuma: Agrega números automáticamente con la función SUMA. Excel sugiere el rango de celdas que se va a agregar. Si el rango sugerido no es el correcto, arrastre el rango que desee y, a continuación, presione la tecla ENTRAR.




Pegar función: Muestra una lista de funciones y sus formatos y permite definir valores para argumentos.




Orden ascendente: Ordena los elementos seleccionados comenzando por la primera letra del alfabeto, el número menor o la fecha más antigua, mediante la utilización de la columna que contenga el punto de inserción. Si anteriormente se establecieron otras opciones de ordenación, éstas permanecerán vigentes.




Orden descendente: Ordena los elementos seleccionados comenzando por la última letra del alfabeto, el número mayor o la fecha más reciente, utilizando la columna que contenga el punto de inserción. Si anteriormente se establecieron otras opciones de ordenación, éstas permanecerán vigentes.




Asistente para gráficos: Inicia el Asistente para Gráficos, que le indicará los pasos necesarios para crear un gráfico incrustado en una hoja de cálculo o modificar un gráfico existente.




Mapa: Crea un mapa basado en los datos seleccionados. Los datos deben contener referencias geográficas, como abreviaturas de países o estados. Para configurar la ubicación y el tamaño del mapa en la hoja de cálculo, arrastre el puntero en forma de cruz.




Dibujo: Muestra u oculta la barra de herramientas Dibujo.




Zoom: Escriba una variación entre el 10 y el 200 por ciento para reducir o aumentar la presentación del documento activo.




Ayudante de Office El Ayudante de Office proporciona temas de ayuda y sugerencias para ayudarle a realizar sus tareas.




Barra de herramientas de formato






Provee de las herramientas que permiten aplicar el formato preferido a los elementos integrantes del documento. Esta compuesta por los siguientes botones:





Boton Función




Fuente: Cambia la fuente del texto y de los números seleccionados. En el cuadro Fuente, seleccione un nombre de fuente




Tamaño de fuente: Cambia el tamaño del texto y de los números seleccionados. En el cuadro Tamaño de fuente, escriba un tamaño. Los tamaños del cuadro Tamaño de fuente dependen de la fuente seleccionada y de la impresora activa.




Negrita: Pone el texto y los números seleccionados en formato negrita. Si la selección ya está en negrita, haga clic para quitar este formato.




Cursiva: Pone el texto y los números seleccionados en formato cursiva. Si la selección ya está en cursiva, haga clic en para quitar este formato.




Subrayado: Subraya el texto y los números seleccionados. Si la selección ya está subrayada, haga clic en para quitar este formato.




Alinear a la izquierda: Alinea el texto, números u objetos entre líneas seleccionados a la izquierda con el borde derecho discontinuo.




Centrar: Centra el texto, números u objetos entre líneas seleccionados.
Alinear a la derecha: Alinea el texto, números u objetos entre líneas seleccionados a la derecha con el borde izquierdo discontinuo.




Combinar y centrar: Combina dos o más celdas contiguas seleccionadas para crear una única celda. La celda resultante contiene sólo los datos situados en la parte superior izquierda de la selección, centrados en la celda. La referencia de celda de una celda combinada es la celda situada en la parte superior izquierda del rango original seleccionado.




Moneda internacional: Aplica el estilo Moneda internacional a las celdas seleccionadas. Dependiendo del país seleccionado en el cuadro de diálogo Configuración regional de Windows, puede aparecer el botón Estilo de moneda internacional en lugar del botón Estilo de moneda.
Estilo porcentual: Aplica el Estilo porcentual a las celdas seleccionadas. Para cambiar dicho estilo, utilice el comando Estilo del menú Formato.




Aumentar decimales: Aumenta el número de dígitos que se muestran tras la coma decimal en las celdas seleccionadas.




Disminuir decimales: Disminuye el número de dígitos que se muestran tras la coma decimal en las celdas seleccionadas.




Disminuir Sangría: Disminuye la sangría izquierda




Aumentar Sangría: Aumenta la sangría izquierda




Aplicar contornos y Borde exterior: Agrega o quita el borde que rodea al texto, párrafos, celdas, imágenes u otros objetos seleccionados.




Color de relleno: Agrega, modifica o quita el color o efecto de relleno del objeto seleccionado. Los efectos de relleno incluyen degradado, textura, trama e imágenes.




Color de fuente: Aplica al texto seleccionado el formato de color en el que haya hecho clic.




Barra de fórmulas




Barra situada en la parte superior de la ventana que muestra el valor constante o fórmula utilizada en la celda activa. Para escribir o modificar valores o fórmulas, seleccione una celda o un gráfico, escriba los datos y, a continuación, presione ENTRAR. También puede hacer doble clic en una celda para modificar directamente los datos en ella.





Botón Función



Cuadro de nombres: Identifica la celda seleccionada, el elemento de gráfico o el objeto de dibujo. Escriba el nombre en el cuadro Nombre y, a continuación, presione ENTRAR para asignar rápidamente un nombre a una celda o a un rango seleccionado. Para desplazarse a una celda cuyo nombre se asignó previamente y seleccionarla, haga clic en su nombre en el cuadro Nombre.


Modificar Fórmula : Ayuda a crear una fórmula con funciones de hoja de cálculo.



Guardar: Proporciona un nombre a un documento nuevo y posteriormente lo graba en la ubicación que usted especifique. Si el documento ya había sido grabado previamente, entonces graba los cambios realizados al documento.



Barra de estado



Barra situada en la parte inferior de la ventana del documento que muestra información acerca de un comando o un botón de una barra de herramientas, una operación en curso o la posición del punto de inserción.


LIBRO DE CUENTAS EXCEL


Los libros de cuentas de excel


Los archivos de Microsoft Word se denominan documentos, los archivos de Microsoft Access se denominan bases de datos, los archivos de Microsoft PowerPoint se denominan presentaciones. Al igual que éstos, los archivos de Microsoft Excel se denominan libros.
Cada uno de estos libros se componen de una serie de planillas donde se encuentra albergada la información; de esta forma es posible relacionar las planillas y compartir la información que se guarda en ellas. Cada una de estas planillas se denominan hojas.

Para seleccionar una hoja, o sea, mostrar su contenido en la pantalla, se debe hacer simplemente un click sobre la lengüeta de la misma; ésta se encuentra en el sector inferior de la pantalla.
Mucho más que una planilla de cálculos

Excel 2000 además de funcionar como una típica planilla de cálculos nos deja insertar otros objetos, como gráficos, mapas, comentarios, imágenes, sonidos, documentos, presentaciones, páginas Web y todo tipo de información. Al poder insertar todos estos tipos de objetos la planilla de cálculos se hace mucho más vistosa y elegante.
Excel 2000 es muy relacionable con Access 2000, o sea, con las bases de datos creadas con éste programa. Al igual que ocurre con el mismo, en las planillas de cálculos existen dos conceptos importantes: campo y registro. En un campo se guardan todos los valores de un tipo de información –por ejemplo, los nombres de todas las ciudades americanas-, y en un registro se guarda un valor concreto de cada campo.


Cómo enviar un libro por correo electrónico y otras opciones: Para hacer esto vamos al menú Archivo, y desplegamos el submenú Enviar a.


Cómo ver las propiedades del libro actual: Simplemente vamos a la opción Propiedades que se encuentra en el menú Archivo. Esta caja de diálogo que se abre se divide en 5 fichas: General, Resumen, Estadísticas, Contenido y Personalizar.




Para trabajar con el tamaño y posición de la ventana de Excel 2000 (obviamente teniendo Windows 95 o Windows 98), debemos trabajar con el menú de control.


Maximizar la ventana de Excel 2000: Para hacerlo presionamos el botón Maximizar de la barra de título del Excel o bien, en el menú de control clickeamos la opción Maximizar.


Minimizar la ventana de Excel 2000: Para hacerlo presionamos el botón Minimizar de la barra de título del Excel o bien, en el menú de control clickeamos la opción Minimizar.

Restaurar el tamaño de la ventana de Excel 2000: Para hacerlo presionamos el botón Restaurar de la barra de título (éste aparece sólo si la ventana está maximizada) o bien, en el menú de control, elegimos la opción Restaurar.

Mover la ventana de Excel 2000: Esta operación la podemos realizar sólo si la ventana está en un tamaño medio, o sea, restaurada. Para hacerlo simplemente hacemos un drag and drop (este ya fue explicado) sobre la barra de título del Excel, o bien, elegimos la opción Mover del menú de control, y lo podemos hacer utilizando el teclado.

Cambiar el tamaño de la ventana de Excel 2000: Para hacerlo hacemos un drag and drop sobre cualquiera de los bordes de la ventana de Excel, o bien vamos al menú de control y clickeamos la opción Tamaño. Esto también sólo lo podemos hacer cuando la ventana de Excel está en el tamaño Restaurado.

Cambiar entre las distintas aplicaciones: Para hacerlo sólo debemos presionar su botón en la barra de tareas, o bien, vamos con Ctrl+Tab y cuando llegamos a la misma soltamos las teclas.
Cerrar el Excel 2000: Para hacerlo podemos optar por cuatro formas: 1- En el menú de control, clickeamos la opción Cerrar. 2- Presionamos la combinación de teclas Alt+F4. 3- Vamos al menú Archivo y seleccionamos la opción Salir. 4- Clickeamos el botón Cerrar que está en la barra de título del Excel 2000. De cualquier manera, si los libros abiertos no están guardados, aparecerán sus respectivos cuadros de información.







Para cambiar el formato de la celda o rango seleccionado, hay que seleccionarlo y luego ir al menú Formato y elegir la opción Celdas. Aparecerá un cuadro de diálogo llamado Formato de celdas, el cual posee seis fichas:







Número: La vemos en la figura. Se utiliza generalmente para especificar el tipo de dato que se va a ingresar. Estos tipos de datos pueden ser: General, Número, Moneda, Contabilidad, Fecha, Hora, Porcentaje, Fracción, Científica, Texto, Especial o Perzonalizada.
Alineación: Obviamente posee opciones referentes a la alineación de los datos ingresados en la celda o rango, medida generalmente en grados.
Fuente: En esta ficha podemos especificar opciones acerca de la fuente en que se van a visualizar los datos seleccionados, ya sea el estilo, la fuente propiamente dicha, el tamaño, el tipo de subrayado, el color y varios efectos más. También podemos ver como en todas las demás fichas la muestra de lo que estamos haciendo.. Casi todos los comandos que están en esta ficha, los podemos encontrar en la barra de herramientas Formato.



Bordes: Se utiliza para definir el tipo de línea y el color de todos los bordes (internos y externos) que posee el rango seleccionado.

Tramas: Se utiliza para definir el fondo de la celda o rango seleccionado (generalmente un color).

Proteger: Posee unas opciones con respecto a la protección del rango o celda seleccionados, o sea, que se puedan o no ingresar datos.


Otras Opciones Acerca Del Libro Actual

Cómo especificar opciones acerca de la página: Para hacerlo, vamos al menú Archivo y clickeamos la opción Configurar página. Aparecerá un cuadro de diálogo con cuatro fichas: Página, Márgenes, Encabezado y pie de página, y Hoja.



Pagina
Puede controlar la apariencia, o diseño, de las hojas de cálculo impresas si cambia opciones del cuadro de diálogo Configurar página. Las hojas de cálculo pueden imprimirse en orientación vertical u horizontal; también pueden usarse diferentes tamaños de papel. Los datos de la hoja pueden centrarse entre los márgenes izquierdo y derecho o superior e inferior. Además, puede cambiar el orden de las páginas impresas, así como el número de página inicial.

Márgenes
Para establecer los márgenes de un documento, haga clic en el menú Archivo, posteriormente haga clic en el comando Configurar Página y haga clic en la Ficha Márgenes. Establezca los valores los márgenes Superior, Inferior, Derecho e Izquierdo.
Encabezados y Pies de Página.

Para basar un encabezado o un pie de página personalizados en otro existente integrado, haga clic en el encabezado o el pie de página en las casillas Encabezado o Pie de página, respectivamente. Haga clic en Personalizar encabezado o Personalizar pie de página. Haga clic en las casillas Sección izquierda, Sección central o Sección derecha y en los botones para insertar la información de encabezado o pie de página, como el número de página, que desea incluir en la sección. Para introducir texto adicional en e l encabezado o el pie de página, escríbalo en las casillas Sección izquierda, Sección central o Sección derecha. Para iniciar una línea en una de las casillas de sección, presione ENTRAR. Para eliminar una sección en un encabezado o pie de página, selecciónela en la casilla de sección y presione RETROCESO.


Hoja
Para seleccionar el rango de la hoja de cálculo que desee imprimir, haga clic en el cuadro Área de impresión y arrastre hacia las áreas de las hojas de cálculo que desee imprimir. El botón Contraer diálogo, situado en el extremo derecho de este cuadro de diálogo, desplazará de forma temporal el cuadro de diálogo para que pueda introducir el rango, seleccionando las celdas de la hoja de cálculo. Cuando haya finalizado, puede hacer clic en el botón otra vez para presentar todo el cuadro de diálogo.


Seleccione una opción en Imprimir títulos para imprimir las mismas columnas o filas como títulos en cada página de una hoja de cálculo impresa. Si desea especificar alguna fila como el título horizontal de cada página, seleccione Repetir filas en extremo superior. Si desea títulos verticales en cada página, seleccione Repetir columnas a la izquierda. A continuación, en la hoja de cálculo, seleccione una celda o celdas en las columnas de título que desee. El botón Contraer diálogo, situado en el extremo derecho de este cuadro de diálogo, desplazará de forma temporal el cuadro de diálogo para que pueda introducir el rango, seleccionando las celdas de la hoja de cálculo. Cuando haya finalizado, puede hacer clic en el botón otra vez para presentar todo el cuadro de diálogo

FUNCIONES BASICAS DE EXCEL





Menú Archivo: en este menú encontramos comandos que nos van permitir la manipulación de los archivos que vamos a utilizar. El comando Nuevo permite la creación de un nuevo documento y podemos seleccionar de una serie de plantillas o documentos existentes para su creación. Cuando se quiere recuperar un documento que ha sido guardado con anterioridad, debemos utilizar el comando Abrir, allí de despliega un cuadro de dialogo , en el cual debemos seleccionar el archivo que se desea abrir. El comando Guardar, permite grabar los cambios a los documentos que estamos modificando. Configurar Página, sirve para especificar las características de las Páginas del documento (tamaño, orientación, etc.). Vista Preliminar le da al usuario una visualización previa de cómo el documento va a salir impreso. Imprimir envía el documento a la impresora, dependiendo de la manera que se defina en ese cuadro de dialogo.










Menú Edición: Funciones de manipulación directa de los elementos integrantes del documento, son las encontraremos en este menú. Los dos primeros comandos al comienzo de este menú permiten deshacer o rehacer acciones que se han realizado al texto. Los comandos Cortar, Copiar, y Pegar tienen un carácter de utilidad bastante notable, ya que permiten con suma facilidad el traslado de elementos de una región del documento a otra. Borrar como podrá suponerse elimina el texto que se ha escrito previamente. Seleccionar todo, realiza una selección de todo el documento de principio a fin, esto puede ahorrar tiempo en el caso de que se desee aplicar un formato o cambiar el tipo de letra a todo el documento. Los comandos Buscar y Reemplazar permiten la localización de una cadena de texto especifica y si se desea ubicarla para reemplazar por alguna otra. Ir a le indica a Excel que debe desplazarse de acuerdo al criterio del elemento que hemos escogido para que realice el desplazamiento.



Menú Ver: Aquí definimos el aspecto de Excel, para el área de trabajo y las Barras de Herramientas. En este menú existen las opciones de vista, las cuales permiten definir como se ve el documento en el área de trabajo de Excel. Adicionalmente podemos definir cuales Barras de Herramientas, queremos utilizar en Excel. En la opción Barra de Herramientas existe un submenu, en el cual aparecen las Barras de Herramientas activas, las cuales aparecen con una marca de verificación. En caso de querer activar alguna otra, solo es necesario hacer clic y activar la marca de verificación. Podemos, además, visualizar los encabezados o pies de paginas previamente definidos. También existe un comando de pantalla completa, el cual permite ver el documento sin Barras de Herramientas, sin reglas ni cualquier otro elemento adicional al cuerpo del texto. Finalmente podemos ajustar el Zoom o acercamiento del documento, de acuerdo a porcentajes de acercamiento o de acuerdo a las Páginas que se desee mostrar.


Menú Insertar: El menú insertar permite la inserción en el documento, de múltiples y variados elementos como: Celdas, Filas, Columnas, Hojas de Cálculo, Gráficos, Imágenes, etc. A través de este menú también podemos, definir comentarios, hipervínculos, etc.


Menú Formato: Mediante este menú tenemos acceso a los comandos que nos van a permitir afinar el formato de los elementos componentes del documento, como son: las Celdas, Filas, Columnas, Hojas, etc. Podemos, además, dejar que Excel le proporcione un formato automático al documento o escoger entre un estilo entre una galería de estilos de documentos.


Menú Herramientas: Aquí encontraremos herramientas adicionales de Ortografía y Gramática, Corrección Automática, Compartición de Libros, etc. Puede encontrar también herramientas de protección de documentos, Generadores de Macros, Personalización del Entorno y Asistentes para Búsquedas y otras actividades Además del las opciones de configuración y de personalización del Excel,


Menú Datos: Permite la manipulación de los datos ingresados a la hoja de calculo. Organiza la información de las filas o listas seleccionadas por orden alfabético, numérico o por fechas. Permite Filtrar o seleccionar sólo los elementos que desea mostrar de una lista. Puede también mostrar un formulario de datos en un cuadro de diálogo. Puede utilizarlo para ver, cambiar, agregar, eliminar y buscar los registros de una lista o una base de datos. Además, permite validar, es decir, define qué datos son válidos para celdas individuales o rangos de celdas; restringe la entrada de datos a un tipo particular como números enteros, números decimales o texto y establece límites para las entradas válidas.



Su principal función es realizar operaciones matemáticas –de la misma manera que trabaja la más potente calculadora-, pero también la de computar complejas interrelaciones y ordenar y presentar en forma de gráfico los resultados obtenidos. Además, Excel 2000 como todas las versiones avanzadas de planillas de cálculos, permiten colocar, ordenar y buscar datos, así como insertar bloques de texto e imágenes. Los principales elementos de trabajo son:


Fila: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido horizontal.
Título de fila: Está siempre a la izquierda y nombra a las filas mediante números.
Columna: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido vertical.
Título de columna: Está siempre arriba y nombra a las columnas mediante letras, que en el caso de Excel 2000 van desde la A hasta la IV. Luego de la columna Z viene la AA, AB, AC, etc.; luego de la AZ viene la BA, la BB, la BC, etc.; y así sucesivamente.
Celda: Es la intersección de una fila y una columna y en ella se introducen los gráficos, ya se trate de texto, números, fecha u otros datos. Una celda se nombra mediante el nombre de la columna, seguido del nombre de la fila. Por ejemplo, la celda que es la intersección de la fila 29 con la columna F, se denomina F29.
Rango: Los rangos son una referencia a un conjunto de celdas de una planilla de cálculos. Se definen mediante letras y números. Se denomina mediante la celda de una esquina del rango (generalmente la superior izquierda), luego dos puntos y la esquina opuesta. Por ejemplo, al rango que comprende las celdas C4, C5, C6, C7, D4, D5, D6, D7, E4, E5, E6 y E7 se lo denomina C4:E7. En la figura 2 vemos la representación del rango de ejemplo.